De digitale receptie van Reflex Online wordt steeds populairder. Je ziet deze in allerlei soorten branches terug. Dit komt doordat er veel voordelen aan zitten. Veel ondernemers hebben hier echter nog geen idee van. Het is eigenlijk een tablet op een standaard waar bezoekers zich op kunnen aanmelden. Zo kunnen mensen in en uitchecken en heb je geen ontvangst nodig. Aan de andere kant zorg je juist dat je veel meer inzicht krijgt in wie er in het gebouw aanwezig zijn. Je leert hier wat ermee mogelijk is.
Het inschrijfboek vervangen
Het is met de middelen van Reflex Online mogelijk om het inschrijfboek te vervangen. Dit is nog altijd namelijk een gebruikelijke manier om mensen te ontvangen in een bedrijf. Vaak kan je ook zonder afspraak op kantoor komen. Je vindt dan een papieren inschrijfboek op de balie. Volgens de verschillende regelgeving is dit eigenlijk echter niet voldoende. Elke ondernemer moet een sluitend overzicht kunnen presenteren. Maar ook moet privacygevoelige informatie worden afgeschermd. Het is daarom vaak zo dat voor de digitale receptie wordt gekozen om dit te verzorgen. Het vervangen is wel heel aantrekkelijk.
Ook afspraken erin toevoegen
Het is niet alleen voor onverwacht bezoek aantrekkelijk om een digitale receptie te hebben. Juist ook het toevoegen van bezoek op afspraak is een groot voordeel van dit systeem. De bezoekers zijn dan vooraf aan te melden. Die kunnen dan een QR-code of een afspraaknummer krijgen. De bezoeker kan zich dan op de tablet aanmelden bij binnenkomst. Degene die deze persoon verwacht krijgt een melding en kan het bezoek afhalen. Dit kan dus veel tijd en werk schelen. Dit maakt het ook zo aantrekkelijk.
Beter organiseren van ontvangst
Het is ook mogelijk om ontvangst beter te organiseren. Het kan vaak druk worden bij een balie. Daardoor ontstaan wachtrijen. Daardoor kan het met een digitale receptie allemaal veel gestroomlijnder verlopen. Je kan de zaken beter managen. Het aanmelden gebeurt op de tablet. Vanaf daar worden ze naar de juiste plek geleid. Daardoor ontstaan geen opstoppingen en komen mensen niet op de verkeerde plekken terecht.
De voordelen op een rij
Het is slim om nog even naar de voordelen te kijken. De eerste zaken die je moet weten is dat je een uitgebreid overzicht krijgt van wie er allemaal in het pand aanwezig zijn. Dit is ook nog eens een overzicht in realtime. Je beperkt de communicatietijd. Ook kan je de bezoekersstromen beter in de hand houden.